Se cliente diz "não recebi" mais de uma vez por mês, ou responde dias depois com "estava no spam", parte dos seus e-mails está sendo filtrada. Você não é avisado quando isso acontece. O provedor do destinatário decide sozinho, em silêncio, e a mensagem some numa pasta que quase ninguém abre. Dá para descobrir em 10 minutos, sem ferramenta paga.
Isso pesa mais nas datas em que o e-mail carrega o que importa: o aviso de horário de feriado, como o Carnaval, a retomada de um orçamento parado, a cobrança de um boleto. Cada um desses e-mails que cai no spam vira uma conversa que não acontece.
Como testar se meu e-mail cai no spam?
- Crie ou use três contas que você controle: uma no Gmail, uma no Outlook (ou Hotmail) e uma no Yahoo. Elas cobrem os filtros mais comuns.
- Envie, do e-mail da empresa, uma mensagem real: um orçamento, uma confirmação, o texto que você normalmente manda. Não use "teste" como assunto.
- Veja onde chegou em cada conta. Se caiu na caixa de entrada nas três, o problema é pontual e tem a ver com o destinatário. Se caiu no spam em uma ou mais, o problema é seu.
- No Gmail, abra a mensagem, clique nos três pontos e em "Mostrar original". Anote o que aparece em SPF, DKIM e DMARC: PASS, FAIL ou "none".
Repita o teste com a ferramenta de disparo, se você usa uma para promoções. É comum o e-mail do dia a dia passar e o disparo cair, porque a ferramenta não está autorizada no domínio.
O que corrigir, e em que ordem?
A ordem importa, porque cada reparo depende do anterior.
Deslize a tabela para os lados para ver todas as colunas.
| Ordem | Sintoma | Reparo |
|---|---|---|
| 1 | SPF, DKIM ou DMARC com FAIL ou none | Configurar os três registros no DNS do domínio e incluir toda ferramenta que envia em seu nome |
| 2 | Registros PASS, mas envio de endereço @gmail.com ou @hotmail.com em nome da empresa | Migrar para e-mail no domínio próprio |
| 3 | Tudo PASS, e ainda cai | Olhar o conteúdo: assunto em caixa alta, link encurtado, só imagem, anexo .exe ou .zip |
| 4 | Conteúdo limpo, e ainda cai | Olhar a lista e a reputação: endereços velhos, disparo em volume, marcações de spam anteriores |
O que cada registro faz e por que o filtro olha para eles antes do texto está em https://avilaops.com/guias/spf-dkim-dmarc-sem-termo-tecnico/. Os motivos gerais de um e-mail ser filtrado estão em https://avilaops.com/guias/o-que-e-caixa-de-spam/.
O que fazer quando o cliente já disse que não recebeu?
Não peça para ele "olhar no spam" e encerrar.
Primeiro, reenvie pelo WhatsApp o que era urgente. O cliente não precisa esperar você consertar o DNS. Segundo, peça para ele mover a mensagem para a caixa de entrada e adicionar o seu endereço aos contatos. Isso ensina ao provedor dele que você é legítimo. Terceiro, anote o caso: data, provedor do cliente, tipo de mensagem. Se três casos no mesmo mês forem do mesmo provedor, você sabe onde está o problema.
E se o e-mail que caiu tinha link de pagamento ou boleto, avise o cliente pelo WhatsApp que o e-mail é seu, antes de ele desconfiar de golpe. Nesse caso a desconfiança é boa para ele e ruim para a sua venda.
O que fazer agora
Rode o teste das três contas hoje. Se qualquer registro der FAIL, ou se o seu e-mail de trabalho ainda é gratuito, o reparo é o mesmo: e-mail no seu domínio com SPF, DKIM e DMARC prontos, migração inclusa, por R$ 10 por caixa/mês, pronto hoje: https://avilaops.com/email-profissional/ ou chame no WhatsApp: https://wa.me/5517997811471.
Perguntas frequentes
Existe ferramenta gratuita para testar se meu e-mail cai no spam? Existem sites que dão uma nota ao seu e-mail a partir de uma mensagem enviada para um endereço temporário. Eles ajudam a ler o cabeçalho, mas o teste com contas reais em Gmail, Outlook e Yahoo continua sendo o mais próximo do que o seu cliente vê.
Meu e-mail cai no spam só no Outlook. Por quê? O Outlook tem filtro próprio e costuma ser mais rígido com domínios sem DMARC e com servidores compartilhados. Se só ele filtra, verifique o DMARC primeiro e depois o histórico de envios para endereços @hotmail e @outlook.
Quanto tempo leva para sair do spam depois de corrigir? Os registros SPF, DKIM e DMARC em geral passam a valer em poucas horas. A reputação leva mais: de uma a quatro semanas de envios regulares e bem-recebidos para o provedor atualizar a nota.
