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Frente de caixa (PDV) e loja online falando a mesma língua

Publicado em · Em Operação

Cartaz editorial com o título “Frente de caixa (PDV) e loja online falando a mesma língua” e formas azul, vermelha e amarela da Avila Ops.

Frente de caixa (PDV, ponto de venda) e loja online falam a mesma língua quando usam o mesmo cadastro de produto, com o mesmo código, e descontam do mesmo estoque. Se a loja física vende a última unidade de um item às 15h e a loja online continua mostrando "disponível" até alguém conferir à noite, elas falam línguas diferentes, e quem paga é o cliente que comprou o que não existe.

Isso vira problema no momento em que a loja pequena abre o canal online sem pensar no estoque. Nas primeiras semanas dá certo, porque o movimento é baixo. Depois de uma data forte, dezembro ou uma promoção, aparecem os pedidos de item que já tinha acabado no balcão. Cada um vira estorno, mensagem de desculpa e uma avaliação a menos.

O que dá errado quando os dois não conversam?

Do mais frequente ao mais caro:

  1. Venda do que não tem. Online vende o que o balcão já levou. Estorno, cliente perdido.
  2. Preço diferente em cada canal. Reajustou no PDV, esqueceu no site. Cliente descobre e pede o menor.
  3. Cadastro duplicado. O mesmo produto com dois nomes, dois códigos, duas fotos. Ninguém sabe qual é o estoque real.
  4. Fechamento manual. Toda noite alguém soma o que vendeu nos dois lugares para saber o que repor. Uma hora por dia, todos os dias.

A quarta é a que menos dói e mais custa, porque é invisível.

Quais são os níveis de integração?

Não precisa ir para o mais alto de uma vez. Cada nível resolve uma parte:

NívelComo funcionaResolveServe para
1. Mesmo cadastroUm único código por produto, usado nos dois lugares. Estoque ainda é conferido à mãoCadastro duplicado, preço diferenteLoja com até algumas dezenas de produtos e giro lento
2. Estoque sincronizadoVenda em qualquer canal baixa o mesmo estoque, em minutosVenda do que não temLoja com giro diário e produtos únicos ou de pouca quantidade
3. Operação únicaPDV, loja online, estoque, financeiro e nota fiscal no mesmo sistemaFechamento manual, relatório separado por canalLoja com mais de um vendedor, nota diária e reposição por curva de venda

O nível 1 é grátis e é uma tarde de trabalho: padronizar código, nome e preço. O nível 2 depende de o PDV e a loja online conversarem, por integração pronta ou construída. O nível 3 é o sistema integrado descrito em O que é ERP, o sistema que junta financeiro, estoque e vendas, e só faz sentido quando os dois primeiros ficaram pequenos.

Por onde começar em janeiro?

Pelo cadastro. Muita loja conta o estoque físico na virada do ano. Aproveite essa contagem, ou faça uma antes se não quiser esperar, para dar a cada produto um código único, o mesmo que vai para a loja online, e apagar as duplicatas. Se o produto tem código de barras do fabricante, use-o. Se não tem, crie um padrão simples e não mude mais.

Com o cadastro limpo, a pergunta seguinte é se o seu PDV consegue exportar ou sincronizar estoque. Se não consegue, a decisão é trocar um dos dois, não manter a conferência manual para sempre.

Uma loja online da Avila Ops entra no nível 1 no primeiro dia, com o cadastro de produtos feito por você ou pela gente no plano Loja Pro, e vai para o nível 2 ou 3 quando o PDV é integrado no diagnóstico. Loja no ar em um dia, sem comissão sobre a venda: avilaops.com/loja-virtual.

O que fazer agora

Conte quantos produtos têm cadastro diferente no balcão e no site. Se passar de dez, o próximo inventário é a hora de unificar. Anote quanto tempo por dia alguém gasta conferindo estoque entre os dois canais: esse número é o que a integração devolve. Para ligar o PDV, a loja online e o estoque num registro só, sair da planilha sem perder o histórico: avilaops.com/sistema-para-pequenas-empresas ou chame no WhatsApp: wa.me/5517997811471.

Perguntas frequentes

Preciso trocar o meu PDV para vender online?
Nem sempre. Se ele exporta o cadastro e o estoque, ou tem integração com a loja online escolhida, fica. Se ele é fechado e só imprime cupom, a integração vai exigir trabalho manual ou a troca. O diagnóstico responde isso em uma conversa.
Vendo também no Mercado Livre e no Instagram. Entram na integração?
Entram, como canais que puxam do mesmo estoque. A regra é a mesma: um cadastro, um estoque, todos os canais descontando dele. Quanto mais canais sem integração, mais rápido aparece a venda do que não tem.
E a nota fiscal, sai dos dois lugares?
No nível 3, sai do mesmo emissor, com o mesmo cadastro, para balcão e online. Nos níveis 1 e 2, cada canal emite do seu jeito e a contabilidade recebe dois relatórios. Funciona, mas é uma das razões de subir de nível.