Cópia de segurança (backup) é uma cópia dos seus dados guardada em um lugar diferente do original, feita com frequência, que você consegue restaurar quando precisa. Se a cópia está no mesmo computador, não é backup. Se nunca foi testada, também não é. Ela salva o que você não consegue refazer: cadastro de clientes, pedidos, notas, fotos de produto, conversas.
Backup é a diferença entre um susto e recomeçar do zero. O computador do caixa queima em 23/12. O celular da loja cai na piscina no réveillon. Alguém apaga a planilha errada. Nenhum desses casos avisa antes.
O que precisa de cópia e o que não precisa?
Comece pelo que dói perder. Cadastro de clientes com telefone e histórico. Pedidos pendentes de entrega no Natal. Notas fiscais emitidas, que o fisco exige guardar, em geral por cinco anos. Conversas do WhatsApp Business, que são o registro do combinado com o cliente. Senhas, que devem estar em um gerenciador, não em caderno.
O que não precisa: o que está em serviço na nuvem com backup do fornecedor, como e-mail profissional e loja virtual. Ainda assim, exporte clientes e produtos uma vez por mês. Nuvem protege contra falha deles, não contra você apagar por engano.
Num pet shop que guarda tudo em uma planilha no computador do balcão, o HD para na semana do Natal. Sem backup, ele perde os pedidos de cesta e banho agendados. Com uma cópia automática no Google Drive, feita todo dia às 22h, ele perde no máximo um dia e recupera em uma hora.
Como saber se o backup funciona?
Restaurando. Escolha um arquivo qualquer da cópia e abra em outro computador. Se abriu e está atualizado, funciona. Se a cópia é de agosto, o problema é frequência. Teste antes do recesso, enquanto tem gente para corrigir.
A regra conhecida como 3-2-1: três cópias, em dois tipos de armazenamento, uma fora do escritório. Na prática: o original no computador, uma cópia na nuvem e uma em HD externo em casa. E revise junto quem tem acesso a essas cópias, como em Quem tem acesso ao quê.
O que fazer agora
Liste o que perderia se o computador principal sumisse hoje. Configure a cópia automática para a nuvem e teste a restauração antes do recesso de fim de ano. Se não sabe por onde começar, a gente faz o diagnóstico do que está exposto em uma conversa: https://avilaops.com/contato/ ou chame no WhatsApp: https://wa.me/5517997811471.
Perguntas frequentes
Guardar no Google Drive já é backup? É, desde que a cópia vá sozinha, em horário fixo, e você tenha testado abrir de outro aparelho. Arrastar arquivo à mão quando lembra não é backup, é boa intenção.
Com que frequência fazer backup? Depende de quanto você aceita perder. Vendas e pedidos, todo dia. Fotos e documentos, toda semana.
O WhatsApp faz backup sozinho? Faz, se estiver ativado nas configurações, para o Google Drive ou iCloud. Confira a data do último backup no aparelho da empresa.
