Depois de enviar uma proposta, retome o contato três vezes, com intervalo crescente, e cada retomada com algo que a anterior não tinha. Depois da terceira sem resposta, mande uma mensagem de encerramento que deixa a porta aberta e pare. Quatro mensagens no total, em cerca de três semanas. Menos que isso é desistir cedo; mais que isso é incomodar.
O número não é mágico. O que ele resolve é a dúvida que trava muito dono de empresa pequena: "será que estou sendo chato?". Com um calendário definido, a pergunta some. Você manda porque é o dia de mandar, e para porque é o dia de parar.
Qual é o calendário?
Contando a partir do envio da proposta:
Deslize a tabela para os lados para ver todas as colunas.
| Quando | Mensagem | O que tem de novo |
|---|---|---|
| Dia 0 | Proposta, com data combinada para a retomada | O combinado: "se não tiver resposta até quinta, te chamo" |
| Dia 3 | Retomada 1 | Pergunta se ficou alguma dúvida e oferece resolver por escrito |
| Dia 8 | Retomada 2 | Uma informação nova: prazo de agenda, um exemplo parecido, a resposta a uma dúvida comum |
| Dia 15 | Retomada 3 | Lembra a validade da proposta e pergunta se faz sentido manter ou arquivar |
| Dia 21 | Encerramento | Diz que vai arquivar, agradece, deixa o contato aberto |
Os intervalos crescem porque a urgência do cliente diminui. Se ele não respondeu em três dias, quase sempre é falta de decisão, não de tempo. Mensagem diária não acelera decisão. Informação nova, às vezes, sim.
O que escrever em cada uma?
Retomada 1, dia 3:
"Oi, Paulo. Passando para saber se a proposta ficou clara. Se tiver alguma dúvida sobre prazo ou o que está incluso, me fala aqui que eu respondo por escrito."
Retomada 2, dia 8:
"Paulo, uma informação que pode ajudar: a agenda de fevereiro está com duas vagas para instalação. Se fechar até o dia 20, consigo garantir uma delas. Fora isso, a proposta continua igual."
Retomada 3, dia 15:
"Paulo, a proposta vale até 28/01. Faz sentido manter esse orçamento para você ou prefere que eu arquive por enquanto? Qualquer uma das duas respostas está ótima."
Encerramento, dia 21:
"Paulo, vou arquivar a proposta por aqui para não ficar te chamando. Se em algum momento fizer sentido retomar, é só me mandar mensagem que eu atualizo os valores. Obrigado pelo contato."
Repare no que nenhuma delas tem: "só passando para lembrar", "sei que você deve estar ocupado", "desculpa incomodar". Isso coloca você em posição de quem pede favor. Você está oferecendo um serviço que ele pediu.
A retomada 3 costuma ser a que recebe resposta, porque dá ao cliente uma saída fácil. "Pode arquivar" libera o seu tempo; "adiei para março" vira lembrete no calendário.
Quando parar antes do calendário, e quando não parar?
Pare na hora se o cliente disser não. "Não" respondido com "entendo, e se eu fizer por menos?" ensina o cliente que o preço era negociável e queima a próxima venda. Agradeça, pergunte o motivo se couber, e arquive.
Não pare se o cliente respondeu qualquer uma das retomadas, mesmo com "vou ver". Resposta reinicia o calendário: conte três dias a partir dela. E não pare no dia 21 com quem disse "em março eu retomo": anote a data e chame em março, uma vez.
O calendário só funciona se existir em algum lugar que não seja a sua memória. Uma coluna "próximo contato" na planilha de propostas resolve para poucas. Com muitas propostas abertas, o CRM marca a data e avisa no dia; pela API oficial do WhatsApp, com modelo de mensagem aprovado e para quem aceitou receber mensagens, as retomadas 1 e 3 podem sair sozinhas, e você entra só quando o cliente responde. O caminho está em https://avilaops.com/guias/como-automatizar-whatsapp-da-empresa/.
O que fazer agora
Liste as propostas que você mandou nas últimas semanas e não teve resposta. Para cada uma, veja em que dia do calendário ela está. As que passaram do dia 21 recebem o encerramento hoje. As outras, a retomada correspondente. Coloque a data na proposta, como manda o guia https://avilaops.com/guias/proposta-que-fecha-sem-reuniao/, para que a próxima já nasça com calendário. Quando as propostas abertas passarem de dez, saiba quantas viram venda e quais precisam de retorno hoje: https://avilaops.com/crm-para-pequenas-empresas/ ou chame no WhatsApp: https://wa.me/5517997811471.
Perguntas frequentes
Retomar por WhatsApp, e-mail ou ligação? Pelo canal em que o cliente iniciou o contato. Se ele chamou no WhatsApp, retome no WhatsApp. Ligação sem combinar costuma ser ignorada e passa impressão de pressão.
E se o cliente visualiza e não responde? É resposta: ele ainda não decidiu. Siga o calendário. Não mencione que viu a visualização; isso constrange e não ajuda.
Vale oferecer desconto na última retomada? Não como regra. Desconto na última mensagem ensina que basta esperar para o preço cair. Se quiser dar algo, dê prazo ou uma condição de pagamento, que não desvaloriza o serviço.
