Uma revisão de semestre cabe em uma hora se você abrir só quatro fontes (extrato, vendas, gerenciador de anúncios e WhatsApp ou CRM), anotar 10 números e sair com três decisões. Não é auditoria. É olhar para os últimos seis meses com honestidade suficiente para escolher o que muda nos próximos.
O roteiro abaixo é o que a gente usa com clientes da Avila Ops na virada do semestre. Ele funciona com planilha e caderno. Funciona melhor com um sistema que já tem os números prontos, mas isso é o passo seguinte, não o primeiro.
Minutos 0 a 15: o que entrou e o que saiu
Abra o extrato ou o relatório de vendas. Anote o faturamento de cada um dos últimos seis meses. Some. Divida por seis: essa é a sua média mensal. Agora anote os três maiores custos fixos do semestre e o total gasto para atrair cliente (anúncio, agência, ferramentas, comissão).
Você já tem quatro números: faturamento total, média mensal, custo fixo e custo de atração. Se a média mensal vezes 12 está abaixo da meta do ano, anote isso em letra grande. É o primeiro fato do dia.
Minutos 15 a 35: quem comprou e de onde veio
Abra a lista de clientes, o CRM ou o WhatsApp Business. Conte quantos clientes novos entraram no semestre. Divida o custo de atração por esse número: é o custo de aquisição de cliente. Divida o faturamento pelo total de vendas: é o ticket médio.
Agora a parte que mais demora. Para os últimos 30 clientes novos, anote de onde cada um veio: indicação, Google, Instagram, anúncio, loja física. Se você não sabe de metade deles, isso também é um dado. Anote "origem desconhecida: 15 de 30".
Você tem mais três números: clientes novos, custo por cliente, ticket médio. E uma lista de canais com quantos vieram de cada um.
Minutos 35 a 50: o que você pagou para anunciar valeu?
Abra o gerenciador de anúncios. Anote o gasto total dos mesmos seis meses e o número de resultados que a plataforma mostra (conversas iniciadas, formulários, compras). Cruze com a lista do passo anterior: quantos clientes de anúncio de fato fecharam?
Se o gasto em anúncio dividido pelos clientes que fecharam é maior que a margem que o ticket médio deixa, o anúncio está trazendo prejuízo por venda. Se você não consegue cruzar, o rastreio está quebrado. O guia sobre retorno em anúncio explica a conta: https://avilaops.com/guias/o-que-e-retorno-sobre-investimento-em-anuncio/.
Últimos números: gasto em anúncio, clientes fechados via anúncio, custo por cliente fechado. Total de 10.
Minutos 50 a 60: três decisões
Com os 10 números na frente, responda três perguntas por escrito. Uma frase cada.
- Meta: mantenho, reduzo ou mudo o plano para alcançar? Escreva o número novo, se mudar.
- Canal: qual canal recebe mais tempo e dinheiro nos próximos seis meses? Qual perde?
- Registro: qual número eu não consegui achar em uma hora? O que faço para tê-lo na próxima revisão?
A terceira decisão é a que mais gente pula e a que mais importa. Se você não sabe a origem de metade dos clientes, nenhuma outra decisão é confiável. O guia sobre o que os números dizem no meio do ano mostra os recados mais comuns: https://avilaops.com/guias/metade-do-ano-o-que-os-numeros-dizem/.
Deslize a tabela para os lados para ver todas as colunas.
| Minuto | Fonte | O que anotar |
|---|---|---|
| 0 a 15 | Extrato ou vendas | Faturamento por mês, média, custo fixo, custo de atração |
| 15 a 35 | Clientes ou CRM | Clientes novos, custo por cliente, ticket médio, origem |
| 35 a 50 | Gerenciador de anúncios | Gasto, resultados, clientes fechados via anúncio |
| 50 a 60 | Papel | Três decisões: meta, canal, registro |
O que fazer agora
Marque uma hora na agenda desta semana, sem WhatsApp aberto. Faça o roteiro. Se a hora acabou e faltou número, esse é o primeiro problema a resolver. Cinco números que cabem numa tela, atualizados sozinhos: https://avilaops.com/sistema-para-pequenas-empresas/ ou chame no WhatsApp: https://wa.me/5517997811471.
Perguntas frequentes
Como fazer uma revisão semestral da empresa? Abra extrato, lista de clientes e gerenciador de anúncios. Anote faturamento, custo, clientes novos, custo por cliente, ticket médio e origem. Compare com a meta. Saia com três decisões escritas: meta, canal e registro. Uma hora basta se as fontes estiverem acessíveis.
Preciso de contador para revisar o semestre? Para o imposto, sim. Para esta revisão, não. Ela usa números de operação, não de contabilidade. O contador entra depois, para confirmar se a margem que você calculou bate com a real.
Qual planilha usar para acompanhar os números da empresa? Qualquer uma com uma linha por mês e uma coluna por número. O problema da planilha não é o modelo; é alimentar. Quando o preenchimento falha por dois meses seguidos, é hora de um sistema que preencha sozinho.
