Assinatura eletrônica é qualquer forma de confirmar, pela internet, que uma pessoa concordou com um documento: clicar em "aceito", assinar com o dedo na tela, confirmar por código no celular ou usar certificado digital. No Brasil ela vale, com força diferente conforme o nível de segurança. Para contrato entre empresa e cliente, na maioria dos casos, o nível mais simples já serve.
Contrato em papel trava a venda. O cliente quer fechar o pacote de Dia das Mães hoje, e você pede para imprimir, assinar e mandar foto. Com assinatura eletrônica, ele confirma no celular em um minuto e você guarda a prova.
Quais são os três níveis e quando cada um vale?
A Lei 14.063/2020 define três níveis. Ela trata da relação com órgãos públicos, mas os níveis viraram referência também entre empresas e clientes:
- Simples. Confirma que alguém concordou: clique em "aceito", assinatura na tela, código por WhatsApp ou e-mail. Serve para contrato de serviço, orçamento aprovado, autorização de foto.
- Avançada. Liga a assinatura à pessoa de forma mais forte, como a assinatura pelo gov.br. Serve quando o valor é alto ou a chance de discussão é maior.
- Qualificada. Usa certificado digital ICP-Brasil (e-CPF ou e-CNPJ). Exigida em atos específicos, como a emissão de NF-e (nota fiscal de produto).
Entre particulares, vale o meio que as partes aceitarem como válido, conforme o art. 10, § 2º, da MP 2.200-2/2001. O contrato do seu serviço assinado com código no celular costuma valer, desde que dê para provar quem assinou, quando e o que estava escrito.
O que a pequena empresa precisa guardar?
A assinatura só serve se você conseguir mostrar depois. Guarde:
- O documento exatamente como foi assinado, sem edição posterior.
- Quem assinou (nome e CPF, e-mail ou telefone usado).
- Quando (data e hora) e por qual meio.
- O relatório da plataforma, se usou uma.
Um "de acordo" por WhatsApp funciona como assinatura simples e costuma valer como prova, mas o texto do combinado precisa estar na conversa. Quando o combinado é um pacote de serviços, leia antes https://avilaops.com/guias/pacote-fechado-ou-hora-avulsa/.
Uma fotógrafa que vende ensaio de Dia das Mães manda o contrato pelo portal do cliente; a cliente lê, clica em "aceito" e recebe cópia por e-mail com data e hora.
O que fazer agora
Veja como o cliente aprova hoje o seu orçamento. Se é por foto de papel ou "ok" sem o texto junto, a prova é fraca. Um portal onde o cliente aprova e guarda cópia resolve: https://avilaops.com/portal-do-cliente/. Diagnóstico do que está exposto, em uma conversa: https://avilaops.com/contato/ ou chame no WhatsApp: https://wa.me/5517997811471.
Perguntas frequentes
Contrato assinado pelo WhatsApp vale? Em geral vale como assinatura simples, se o texto do combinado está na conversa e o cliente respondeu concordando. Guarde a conversa inteira, com data.
Preciso de certificado digital para assinar contratos com clientes? Não. Certificado digital é exigido em atos específicos, como a emissão de NF-e. Para contrato de serviço entre empresa e cliente, a assinatura simples ou avançada costuma bastar.
Assinatura eletrônica precisa de plataforma paga? Não é obrigatório, mas a plataforma gera o registro (quem, quando, como) que você precisaria montar sozinho.
