Inventário é a contagem física de tudo que está no estoque, item por item, comparada com o que o seu controle diz que deveria existir. A diferença entre os dois chama-se divergência. Contar serve para descobrir a divergência, entender de onde vem e corrigir o controle antes de comprar de novo.
Para a pequena empresa, o estoque costuma ser o maior valor parado dentro da loja. Se o sistema diz 40 unidades e na prateleira há 31, nove sumiram: erro de entrada, venda sem baixa, quebra, troca não registrada ou furto. Cada causa tem uma correção diferente, e nenhuma aparece sem contar.
Por que contar em dezembro?
Porque dezembro é o mês em que o estoque mais gira e mais erra. Entra mercadoria com pressa, sai produto sem passar pelo caixa, troca acontece no balcão sem registro. Se você não conta antes de janeiro, começa o ano comprando em cima de um número falso.
Contar no fim do ano também alinha com o fiscal: o contador fecha o ano com um valor de estoque. Mas o motivo principal é gestão: o que sobrou do Natal é o que você vai liquidar ou carregar até o próximo.
Numa papelaria que conta o estoque em 28/12 e acha 14% de divergência nas canetas e 0% nas mochilas, a causa provável não é furto: é venda de item pequeno sem passar no sistema, porque o balcão anota depois. A correção não é câmera, é leitor de código de barras no caixa. Sem contar, ela compraria caneta em cima de estoque fantasma por mais um ano.
Como contar sem fechar a loja?
Não precisa fechar. Divida o estoque em grupos e conte um por dia, nos horários vagos. Os que mais vendem e mais custam vêm primeiro; giro lento espera janeiro. O guia Inventário de fim de ano sem parar a operação mostra o roteiro por dia.
Depois da contagem, o segundo passo é olhar os produtos que vendem muito e dão pouco lucro, assunto de Produto que vende muito e dá pouco lucro.
O que fazer agora
Escolha os 20 produtos que mais vendem, conte hoje e compare com o controle. Se a divergência passar de 5%, o problema costuma estar no registro, não no estoque. Sair da planilha sem perder o histórico: https://avilaops.com/sistema-para-pequenas-empresas/ ou chame no WhatsApp: https://wa.me/5517997811471.
Perguntas frequentes
Inventário é obrigatório por lei? Para quem vende mercadoria e é contribuinte do ICMS, em geral sim: o estoque de 31/12 vai para o livro Registro de Inventário, inclusive no Simples Nacional. O MEI é dispensado. Confirme com o seu contador. Para gestão, é obrigatório em qualquer regime.
Qual a diferença entre inventário e estoque? Estoque é o que existe. Inventário é o ato de contar e o documento que sai da contagem. Você tem estoque todo dia; faz inventário de vez em quando.
Preciso de sistema para fazer inventário? Não para contar; papel e caneta contam. Precisa de sistema para que a contagem de hoje sirva amanhã, dando baixa a cada venda. Sem isso, a divergência volta em duas semanas.
