Separação de pedido é a etapa em que alguém pega os itens que o cliente pagou, confere contra o pedido e coloca na caixa que vai ser despachada. Começa quando o pagamento é confirmado e termina quando a caixa está fechada e etiquetada. É onde nasce a maioria dos erros de envio.
Com poucos pedidos por dia, separar parece trivial, e é por isso que ninguém cria um processo. Aí chega a semana do Dia dos Namorados, os pedidos se multiplicam, e a pessoa que separa de memória começa a trocar tamanho, esquecer brinde e mandar dois pedidos com a etiqueta invertida.
O que acontece dentro da separação
A separação tem quatro movimentos. Ler o pedido inteiro, não só o primeiro item. Buscar cada item no estoque e conferir variação: cor, tamanho, sabor. Conferir a quantidade contra o pedido antes de fechar. Etiquetar a caixa certa com o endereço certo.
O erro que mais se repete é pular o terceiro movimento: fechar a caixa sem conferir. Em uma loja de presentes, o cliente pediu a caneca e o cartão. A caneca foi. O cartão ficou na bancada. O cliente recebe o presente sem a mensagem, e a data já passou.
Por que a separação decide o prazo
O prazo de despacho que você promete começa a contar da confirmação do pagamento. Se o pedido fica dois dias esperando alguém separar, você já estourou o prazo antes de os Correios encostarem na caixa.
Separação lenta também esconde ruptura de estoque. Você só descobre que o produto acabou quando vai buscar, e aí o pedido já está pago. Sistema que baixa o estoque na venda avisa antes, e você não vende o que não tem.
O que fazer agora
Imprima ou abra o pedido inteiro antes de pegar o primeiro item, e confira a lista antes de fechar a caixa. Se você separa mais de 10 pedidos por dia de memória, é hora de um sistema que mostra a fila, baixa o estoque e marca o que já saiu. Sair da planilha sem perder o histórico: https://avilaops.com/sistema-para-pequenas-empresas/ ou chame no WhatsApp: https://wa.me/5517997811471.
Perguntas frequentes
Separação de pedido e expedição são a mesma coisa? Não. Separação é montar a caixa certa. Expedição é o que vem depois: etiqueta, postagem, código de rastreio. Uma loja pequena costuma fazer as duas na mesma bancada, mas são erros diferentes.
Quanto tempo deve levar a separação de um pedido? Depende do produto, mas o que importa é a regra: pedido pago hoje, separado hoje ou no próximo dia útil. Se a separação está levando mais que o prazo de despacho anunciado, o problema não é velocidade, é fila sem dono.
Preciso de sistema para separar pedido? Até uns 10 pedidos por dia, uma lista impressa com conferência resolve. Acima disso, ou em mês de pico como junho, o sistema evita o erro que a memória não evita: o pedido esquecido na fila.
