A conta: número de conversas novas no mês dividido pelo número de vendas que saíram dessas conversas no mesmo mês. Se 80 pessoas chamaram no WhatsApp em janeiro e 10 compraram, você precisa de oito conversas para fechar uma. Esse número diz quanto vale cada mensagem que chega, quanto você pode pagar por um contato em anúncio e se o problema do mês é falta de gente ou falta de fechamento.
Muda o discurso porque tira a conversa do "está fraco" para "chegaram menos conversas" ou "chegaram as mesmas e fechei menos". São problemas diferentes, com soluções diferentes. Em mês com feriado prolongado, como o do Carnaval, a primeira frase costuma ser verdade. A conta mostra se a segunda também é.
Como calcular com o que já existe no WhatsApp?
Você não precisa de sistema para fazer a primeira conta. Precisa de uma hora e do celular.
- Abra o WhatsApp Business e conte as conversas que começaram no mês passado. Se usa etiquetas, conte as marcadas como "novo cliente" ou "orçamento". Se não usa, role a lista e conte quem apareceu pela primeira vez.
- Conte as vendas do mesmo mês que vieram dessas conversas novas: pedidos pagos, serviços fechados, contratos assinados. Confira na nota fiscal ou no extrato do Pix, que não mentem, e deixe de fora recompras de clientes antigos e vendas de balcão.
- Divida. Conversas ÷ vendas = conversas por venda.
- Faça a mesma conta para o mês anterior. Dois meses já mostram se o número é estável.
Exemplo: uma loja de móveis planejados recebeu 45 conversas em janeiro e fechou três projetos. São 15 conversas por venda. Uma lanchonete com pedidos por WhatsApp recebeu 600 e vendeu 540: pouco mais de uma conversa por venda. Os dois números estão certos para o negócio de cada uma. O que importa é acompanhar o seu.
O que fazer com o número?
Deslize a tabela para os lados para ver todas as colunas.
| Uso | Como aplicar |
|---|---|
| Meta de conversas | Se você precisa de 12 vendas no mês que vem e fecha uma a cada oito conversas, precisa de 96 conversas. Isso vira meta de anúncio, de post e de indicação |
| Teto do anúncio | Se cada venda deixa R$ 300 de margem, já descontados custo do produto, taxas e a parte dela nos custos fixos, e você precisa de oito conversas, cada conversa pode custar no máximo R$ 37 para não dar prejuízo; na prática, bem menos |
| Diagnóstico | Se as conversas subiram e as vendas não, o problema é no atendimento ou na oferta. Se as conversas caíram, o problema é na captação |
O último uso é o que mais muda o discurso. Dono de empresa tende a pedir mais anúncio quando a venda cai. Com a conta na mão, às vezes a resposta é "as conversas estão chegando, o que está travando é a demora para mandar o orçamento". Isso não se resolve com verba. Onde exatamente o cliente trava, a gente mostra em https://avilaops.com/guias/onde-o-cliente-trava-achar-o-gargalo/.
Por que a conta manual para de funcionar?
Porque ela depende de você contar todo mês, e o mês que você não conta é o que tinha a resposta. Também porque a conta bruta esconde etapas. Entre "chamou" e "comprou" existem "recebeu orçamento", "respondeu", "pediu desconto", "sumiu". Cada etapa tem a sua taxa, e é isso que forma o funil de vendas, explicado em https://avilaops.com/glossario/funil-de-vendas/.
Quando cada conversa é registrada com a etapa em que está, o número aparece sozinho, todo dia, sem contar no celular. Isso é o que um CRM ligado ao WhatsApp faz, como descrevemos em https://avilaops.com/guias/crm-para-pequenas-empresas-com-whatsapp/. E o mesmo registro alimenta o painel com os cinco números que você olha de manhã: conversas novas, orçamentos abertos, vendas, ticket médio, conversas por venda.
O que fazer agora
Faça a conta do mês passado hoje, no celular, e anote. Repita no primeiro dia do mês que vem. Se você quer que esse número apareça atualizado sozinho, com as etapas no meio, o caminho é sair da planilha sem perder o histórico: https://avilaops.com/sistema-para-pequenas-empresas/ ou chame no WhatsApp: https://wa.me/5517997811471.
Perguntas frequentes
Qual é um bom número de conversas por venda? Não existe referência universal, porque depende do que você vende e de quanto custa. O bom número é o seu, acompanhado mês a mês. Se ele piora, algo mudou no atendimento ou no público; se melhora, você está fechando melhor ou atraindo gente mais certa.
Devo contar conversa de cliente antigo? Separe. Conversa de cliente que já comprou vira venda com muito menos esforço. Misturar as duas infla o resultado e esconde o quanto custa conquistar um cliente novo. Conte conversas novas e recompras em linhas diferentes.
E se as conversas chegam por Instagram, site e WhatsApp? Some tudo, mas anote a origem de cada uma. Em dois meses você sabe qual canal traz a conversa que mais fecha, e é nele que vale investir tempo.
