Para fechar o ano, você precisa de cinco números, não de um relatório: quanto dinheiro tem em caixa hoje, quanto faturou no ano, qual a margem que sobrou, quanto ficou sem receber e quantos clientes compraram mais de uma vez. Com esses cinco, você sabe se o ano foi bom, onde ele vazou e o que muda em janeiro. Sem eles, você tem uma sensação, e sensação em dezembro costuma ser otimista.
O fechamento não é o do contador. O contador fecha o fiscal, com regras dele e prazo dele. Este é o seu, de gestão, e cabe em uma tarde com o extrato, a lista de vendas e a lista de vencidos na mesa.
Quais são os cinco números e como calcular cada um?
Deslize a tabela para os lados para ver todas as colunas.
| Número | Como calcular | O que ele responde |
|---|---|---|
| Caixa | Saldo das contas hoje, menos o que já tem destino até 31/01 | Quanto de folga real você tem para começar o ano |
| Faturamento | Soma de tudo vendido de 01/01 a 31/12, por mês | O ano cresceu, ficou igual ou caiu; em que meses |
| Margem | (Faturamento menos todos os custos) dividido pelo faturamento | Quanto de cada R$ 100 vendido ficou com você |
| Inadimplência | Vencido e não pago dividido pelo total que vencia no ano | Quanto da venda não virou dinheiro |
| Recompra | Clientes que compraram duas ou mais vezes dividido pelo total de clientes | Se o negócio vive de cliente novo ou de cliente que volta |
O caixa é o mais urgente e o mais simples: abra o extrato. O detalhe é descontar o que já tem dono, como salário de dezembro, imposto de janeiro, fornecedor e aluguel. O guia O que é fluxo de caixa e por que faturamento não é lucro explica a diferença que aparece aqui.
A margem é o mais trabalhoso, porque exige somar todos os custos, inclusive os que não aparecem na hora: taxa de maquininha, frete que ficou por sua conta, produto devolvido, o seu próprio salário. Empresa pequena costuma esquecer o último e achar que tem margem.
A recompra é o mais ignorado e o que mais diz sobre o ano seguinte. Se 80% dos clientes compraram uma vez só, o negócio depende de anúncio e de Natal. Se metade voltou, existe uma base para crescer sem gastar tanto em captar.
O que cada número decide para janeiro?
Número sem decisão é curiosidade. Cada um puxa uma decisão:
- Caixa baixo: janeiro é de cortar e cobrar, não de investir. A lista de cortes é o último guia desta série.
- Faturamento concentrado em dois meses: o resto do ano precisa de uma oferta recorrente, não de mais promoção.
- Margem abaixo de 10%: tem produto ou cliente errado no mix. Os dois guias seguintes desta série tratam disso.
- Inadimplência acima da margem: mudar a forma de receber antes de vender mais.
- Recompra baixa: o dinheiro do ano que vem vai para manter cliente, não só para achar cliente.
Escreva a decisão ao lado do número. Se um número não puxa decisão nenhuma, ele não precisava estar na tela.
Como fazer isso sem passar a virada do ano na planilha?
A primeira vez é manual e leva uma tarde. Extrato, relatório de vendas da loja ou da maquininha, lista de boletos vencidos, lista de clientes com data das compras. Se os dados estão em quatro lugares, você vai gastar mais tempo juntando do que analisando. Aceite isso este ano e anote onde doeu.
O que muda para o ano que vem é que esses cinco números não precisam ser calculados; precisam ser lidos. Quando a loja, o Pix, o CRM e o financeiro passam pelo mesmo lugar, a tela existe toda segunda-feira, atualizada sozinha, e o fechamento do próximo dezembro é um print.
O que fazer agora
Reserve uma tarde antes de 31/12. Calcule os cinco na ordem da tabela e escreva uma decisão ao lado de cada um. Leve a folha para Metas do ano que vem em uma página. Cinco números que cabem numa tela, atualizados sozinhos, é o que a gente monta para o ano que vem: https://avilaops.com/sistema-para-pequenas-empresas/ ou chame no WhatsApp: https://wa.me/5517997811471.
Perguntas frequentes
Preciso do contador para fechar esses números? Não. O contador entrega o fechamento fiscal, com prazo próprio. Estes cinco são de gestão e saem do extrato, da loja e do seu registro de vendas. Vale comparar a margem com a dele depois, para conferir se os custos batem.
E se eu não tiver registro de clientes para calcular recompra? Use o que existe: o histórico do WhatsApp Business, os pedidos da loja virtual, as notas emitidas com CPF. Vai ser aproximado. Anote que este é o número que faltou e resolva o registro em janeiro.
Faturamento cresceu e o caixa caiu. O que aconteceu? Ou a margem caiu (custo subiu mais que o preço), ou a inadimplência subiu, ou o dinheiro está preso em estoque e parcelamento. Os outros quatro números mostram qual dos três. É um caso comum de empresa pequena que cresce e quebra.
