Nota fiscal eletrônica é o documento digital que registra uma venda de produto ou serviço, autorizado pela Secretaria da Fazenda (produto) ou pela prefeitura e pelo sistema nacional (serviço). Substitui a nota de papel, vale juridicamente pelo certificado digital e fica guardada no sistema do governo. Para produto enviado, o modelo é a NF-e; para venda no balcão ao consumidor, a NFC-e; para serviço, a NFS-e.
A nota é a prova de que a venda existiu, para o cliente, para o fisco e para a transportadora. Sem ela, a mercadoria pode ser retida no transporte e a empresa fica exposta a autuação. E na Black Friday, emitir nota à mão para 80 pedidos num dia não funciona.
Quando a empresa precisa emitir?
Em toda venda de produto enviada pelos Correios ou por transportadora, a nota acompanha o pacote: é ela que autoriza a circulação. Em serviço, a NFS-e é emitida na prestação, pelo portal da prefeitura ou pelo sistema nacional. No balcão, a NFC-e sai na hora, com ou sem CPF do cliente.
O MEI tem regra própria: é dispensado de emitir na venda para pessoa física, mas obrigado quando vende para empresa. Mesmo dispensado, muitos MEIs emitem em toda venda online porque a transportadora exige nota ou declaração de conteúdo. Confirme o seu caso com o contador.
O que precisa estar pronto antes do pico?
Certificado digital válido, porque ele vence e ninguém lembra. Cadastro dos produtos com NCM, o código fiscal de cada item. Emissor ligado à loja, para a nota sair sem redigitação. E um teste, em outubro, de emitir, cancelar e reemitir.
Numa papelaria com 30 pedidos por dia em novembro, se o sistema emite a NF-e quando o pagamento é confirmado e imprime junto com a etiqueta, a separação leva o tempo de sempre. Se alguém digita produto por produto no emissor, cada pedido ganha cinco minutos, e 30 pedidos ganham duas horas e meia.
A reforma tributária muda campos da nota nos próximos anos. O guia sobre etiqueta e rastreio mostra como nota, etiqueta e aviso saem no mesmo clique.
O que fazer agora
Pergunte ao contador esta semana qual nota você deve emitir e se o certificado está em dia. Depois teste a emissão a partir de um pedido real. Se a nota ainda sai à mão, é um processo para ligar ao sistema antes de novembro. Diagnóstico em uma conversa: https://avilaops.com/contato/ ou chame no WhatsApp: https://wa.me/5517997811471.
Perguntas frequentes
Preciso emitir nota fiscal em venda pelo WhatsApp? Sim, quando a empresa é obrigada a emitir. O canal não muda a obrigação. Muda o modelo: NF-e para produto enviado, NFC-e no balcão, NFS-e para serviço.
O que acontece se eu mandar produto sem nota? A mercadoria pode ser retida na fiscalização e a empresa autuada. A declaração de conteúdo serve para quem é dispensado, não para quem é obrigado.
Posso cancelar uma nota emitida errada? Pode, dentro do prazo do seu estado, em geral 24 horas para a NF-e, desde que a mercadoria não tenha circulado. Depois disso, o caminho é nota de devolução ou carta de correção, que só serve para erros que não mudam valor, quantidade ou destinatário.
